リモートワークの普及に伴い、オンライン会議は日常的なコミュニケーション手段となりましたが、その一方で情報漏洩の危険性も増しています。特に、セキュリティ対策が不十分な場合や、参加者の意識が低い場合には、重要な情報が外部に漏れる可能性があります。
どこでも会議ができる便利なツール
場所を選ばずに参加できる利便性から、Webを活用したオンライン会議は、多くの企業や組織で導入されています。
自宅や社内にいながら話し合うことができるため、移動する手間や時間を大幅に削減することができます。
もちろん、時と場合によっては実際に会って話すことも大切ですが、オンライン会議でも画面越しに相手の顔を見ながら話すことが可能であるため、通常の電話よりも相手の状況を把握しながら進めていくことができるのが魅力的です。
また、画面上にパワーポイントなどの資料を表示させることができ、画面共有を行ってパソコン上で行っている操作をリアルタイムで見ることができます。
さらに、背景を替えることができるサービスもあります。
自宅でビデオ通話をすると、自分の顔だけでなく周囲も写ってしまうため、自宅内の様子を知られたくない人もいるでしょう。
その場合は、背景デザインの変更やモザイクをかけると、お部屋を覗かれる心配がありません。
このように便利なサービスが登場していますが、扱う上で知っておかなければならないリスクがあります。
それは、情報漏洩の危険性があることです。
顧客データや機密情報を取り扱うこともあるため、情報漏洩の危険性を知り、セキュリティに最新の注意を払わなければなりません。特に、機密情報を扱う会議では、参加者の管理やアクセス制限が重要です。
情報漏洩に繋がるリスク
情報漏洩につながる原因の一つは、第三者による不正アクセスです。
オンライン会議中に会話を盗み聞きすることや、画面上に表示させた資料やデータなどを盗み見される危険性があります。
参加者全員が自宅などで一人きりになっていれば問題ないと思うかもしれませんが、不正アクセスされるとダウンロードも許してしまうことになるのです。
多くのオンライン会議ツールは、適切なセキュリティ対策が施されていない場合があります。パスワードの使い回しや、暗号化されていない通信は、外部からの攻撃を受けやすくなります。
また、内部の人間による流出リスクもあります。
リモートワーカーは自宅以外にもカフェやシェアオフィスで仕事をすることがありますが、その際に背後から重要な内容を盗まれる恐れがあります。
壁で仕切られていても、盗み聞きされているかもしれません。
他にも、画面共有機能を使用する際に、意図しない情報が表示されたり、録音・録画を無断実施して、会議の情報が外部に流出する危険性があります。
このように、通常の会議と比べるとリスクを伴います。
セキュリティ対策のために、暗号化機能や接続IDの設定、IPアドレス指定、端末認証機能が搭載されているツールなどを取り入れることが大切です。
まとめ
オンライン会議は便利なツールですが、情報漏洩のリスクを無視することはできません。適切な対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることが可能です。企業や組織は、オンライン会議のセキュリティを強化し、情報漏洩を防ぐための取り組みを継続的に行う必要があります。
